Din guide til at komme produktive med Gmail Håndtering af flowet


Sidste gang vi omdirigerede alle vores e-mail-konti til det ene sted, vores centrale e-mail-hub hos Gmail. Når du har krydret alle dine konti i Gmail, er du nødt til at administrere denne informationsstrøm, så a) det er muligt at komme igennem alle dine e-mails på femten minutter eller mindre, og b) det er let at finde næste uge, næste måned og næste år.

Indbakken er hellig

Du skal lære at se din indbakke som et næsten hellig sted: den værste synd, du kan begå imod den, er at efterlade beskeder der for at rådne. Jeg taler ikke om dage eller uger. Du er nødt til at behandle hver meddelelse i din indbakke under din e-mail-behandlingssession. Det kan ikke være i indbakken, når du er færdig.

Da vi bruger flere e-mail-konti, har vi dem filtreret i forskellige etiketter. Hvis vi ikke gør det, bliver grænserne mellem roller og information, der er knyttet til hver konto, sløret og ret ofte bare forvirrende. Inboxen er et meget nyttigt værktøj til behandling, og denne adskillelse er en uheldig nødvendighed.

I det sidste indlæg talte vi om at bruge funktionen All Mail til at erstatte denne, men problemet med denne tilgang er, at du ikke kan “behandle ud” de indkommende oplysninger på denne måde. Der er et par alternative løsninger, vi vil adressere i et øjeblik, men den enkleste måde på dette tidspunkt er at håndtere al mail, som om det var i din indbakke - det er en attitude-hack snarere end en teknologisk. Reklame

Håndtering af meddelelser i din indbakke

Det første trin til behandling af din e-mail er åbenlyst at læse den. Desværre er det her mange mennesker stopper (og det er frustrerende, når du prøver at få solid kommunikation i gang).

Læs smart, ikke hårdt. Giv emnet og første afsnit i e-mailen en scanning for at bestemme dets relevans, fordi der altid vil være e-mails, der er meningsløse, og du behøver ikke at læse dem. Hvis den er helt ubrugelig for dig, kan du slette beskeden. “Slet aldrig en e-mail igen” er ikke et mantra, som jeg helt tror på.

Hvis du har gemt beskeden, kan du læse den ordentligt. For øvrig skal jeg nævne, at hvis mere end 15% af din indbakkebehandling består af at slette meddelelser, skaber du sandsynligvis ikke nok præ-kvalifikationer og smart “forhindringer” til folk, der ønsker din e-mail-adresse. + Hacket fungerer godt her, som vi snart kommer til.

Når du er færdig med at læse beskeden, skal du skal behandle det. Der er et par resultater:

  • Besvar og arkiver,
  • Besvar og slet,
  • Svar, gør det til en handling, arkiver
  • Gør det til en handling, arkiver
  • Arkiv
  • Slet

Hvis du omdanner e-mailen til en handling, vil du næsten altid arkivere den og ikke slette den til fremtidig reference. For meddelelser, du har brug for senere, eller som opfordrer dig til at udføre en opgave, skal du omdanne den til en handling i din opgaveliste eller GTD-software med det samme og ryd derefter meddelelsen ud af din indbakke. Reklame

Oprettelse af handlinger fra e-mails, før du rydder dem ud af din måde, er det bedste, du kan gøre for din e-mail-produktivitet. At holde e-mails i indbakken, fordi der er en opgave, der verserer oprettelse “e-mail-apati” og tingene bliver uorganiserede og rodet.

Alternative løsninger til brug af al mail

Brug af All Mail skal fungere perfekt, hvis du behandler hver ulæste meddelelse, så snart du åbner den og læser den, men måske fungerer den bare ikke for dig. Der er et par andre måder at tackle dette på.

Medvirkende på alle e-mails - Star-funktionen i Gmail er nyttig til at markere emner af interesse, som du vil vende tilbage til senere (selvom vi under dette system prøver at undgå det). Hvis du ikke har brug for eller bruger denne funktion, kan du få den til at fungere som en faux indbakke. Stjernen vil indikere, at en meddelelse skal behandles.

Gå tilbage til vinduet Filteropsætning under Indstillinger, og indstil feltet Til: til en stjerne (*). Feltet Til: fortæller Gmail at vælge e-mails baseret på, hvem e-mailen sendes til, men * fortæller det at hente al e-mail. Vi går ind i stjerne og dets brugbarhed til at filtrere i et øjeblik.

Klik på Næste trin, og marker krydset “Stjern det” boks. Du har nu et filter, der viser alle dine indgående e-mails, og når du behandler hvert element, kan du fjerne det fra listen ved at klikke på stjernen, som normalt ligger ved siden af “Fra” felt i listevisning. Reklame

Brug ikke automatiske filtre er en anden løsning, som jeg gør ikke anbefale. Dette tager al strøm ud af dit system, men det får enhver e-mail til at strømme direkte ind i indbakken, hvor du kan behandle den til etiketter manuelt. Jeg tror, ​​at dette besejrer formålet og tilføjer ekstra arbejde, som computeren kan gøre for dig, og efter min erfaring har det været langt fra en optimal løsning.

Brug af stjerner i filtre

Jeg nævnte stjerne før, da vi talte om at oprette et filter, der viser din indgående e-mail. Stjernen, simpel som den er, giver et meget nyttigt værktøj og giver mere dynamisk e-mail-filtrering.

Lad os se på, hvordan det fungerer. Lad os sige, at jeg har en almindelig klient, der har givet mig tre forskellige e-mail-adresser (det sker virkelig). Jeg vil ikke have tre etiketter til hver enkelt af disse e-mail-adresser, og jeg vil dybest set behandle dem alle som en. Ved hjælp af stjerne kan vi opnå dette virkelig let.

I feltet Til: i filteropsætningen skal du placere en * før resten af ​​domænenavnet. Så lad os sige, at jeg har [email protected], [email protected] og [email protected] For at rute alle disse e-mail-adresser til det ene sted ved hjælp af et filter, er alt hvad jeg skal gøre at indstille feltet Til: som *@unproductiveclient.com.

Dette fungerer også med de andre felter. Hvis jeg f.eks. Modtager e-mail fra en hel masse mennesker på et firma til min hovedadresse og ønsker at adskille den fra al min anden mail, kan jeg indstille Fra: -feltet til *@thatonecompany.com. Reklame

+ Hack

Og endelig har vi + hacket. Dette er fantastisk til at prækvalificere din e-mail. På trods af det faktum, at afsenderen kan være en fremmed, du aldrig har mødt eller hørt om før, ved du, hvad e-mailen handler om, fordi den landede i den rigtige etiket. Næsten lyder som magi.

Med Gmail kan du tilføje en + tilføje slutningen af ​​dit brugernavn med et vedhæftet nøgleord. For eksempel, hvis din e-mail-adresse er [email protected], kan du stadig modtage meddelelser rettet til [email protected] Bedre endnu, kan du anvende filtre på disse e-mail-adresser. Jeg bruger dette på mit eget sted, hvor [email protected] går til et Post Ideas-mærke, og så videre.

Endnu bedre er det, at du kan oprette halvdisponerbare e-mail-adresser uden at skulle gå til at oprette en med en engangs-mailtjeneste. Hvis et websted kræver din e-mail-adresse, og du er bekymret for, at de sender dig spam, skal du bare tilføje et + sidenavn til din adresse, og du kan altid filtrere dette materiale til papirkurven senere.

Hold øje med flere råd om opsætning af et produktivt e-postsystem med Gmail.