Din guide til at komme produktiv med konsolidering af Gmail-konto

Gmail er et kraftfuldt værktøj, men mange brugere af denne tjeneste udnytter ikke sit fulde potentiale. For at hjælpe dig med at blive mere produktiv og få mest muligt ud af Gmail skal jeg bruge de næste par artikler på at tale om de mest effektive funktioner i softwaren og de teknikker og fremgangsmåder, du kan bruge til at få mest muligt ud af det.

I denne første installation vil vi tale om konsolidering af konti. Dette vil gøre dit liv lettere tusind gange (yeah, yeah, hyperbole - eller så siger du lige nu!) Hvis du ikke allerede gør det. Her er, hvad vi skal gøre:

Gør det til din centrale e-mail-indbakke

I dag har de fleste mennesker mindst to e-mail-konti og normalt flere. Gennem mine egne projekter, personlige konti og arbejde med klienter tæt nok til at garantere, at de giver mig en e-mail-adresse, har jeg samlet næsten tyve (aktive) konti.

At have tyve e-mail-konti er en dårlig, dårlig ting for produktiviteten. Som Dustin har nævnt i sin Tilbage til grundlæggende artikel, jo færre indbakker du har, jo bedre; det betyder mindre chance for, at noget glider gennem revnerne og færre steder, du skal huske at tjekke hver dag for nye oplysninger. Reklame

Gmail giver dig en række måder at omdanne de flere indbakke til ét sted. Når du filtrerer alle disse forskellige konti ét sted uden at miste evnen til at svare ved hjælp af den adresse, de blev sendt til, er dit indbakke-helvede-problem løst. Sådan konsolideres denne del af dit liv.

1. Indstil funktionen Send mail som.

Den første ting du skal gøre er at gå til Konti fanen under Gmail's Indstillinger. Det er her du kan indstille Gmail til at sende e-mail, som om det blev sendt fra dine andre e-mail-adresser. For at opretholde professionalisme og for at holde mailen sorteret ved hjælp af Gmail's filtre er dette vigtigt.

Klik på “Tilføj en anden e-mail-adresse” link og følg trinnene. Der sendes en bekræftelsesmeddelelse til din konto for at forhindre forfalskning, og når du har bekræftet, at du er den, du siger, du er, vil du kunne sende e-mail fra den konto.

Skyl og gentag, indtil hver konto, du har til hensigt at filtrere til Gmail, er konfigureret. Reklame

2. Hent din e-mail ud af dine andre indbakker og ind i Gmail.

Der er to måder, du kan få e-mailen fra dine andre konti til at ende på din Gmail-konto; videresendelse eller POP3. Videresendelse er et bedre langsigtet valg, da Gmail kun giver dig mulighed for at oprette fem POP3-konti og kun kontrollere dine konti fra tid til anden. Hvis du videresender din e-mail fra din eksisterende konto og til Gmail, skubbes e-mails automatisk igennem, og du kan gøre dette for så mange konti, som du har.

For at holde dit arkiv med e-mail centraliseret, hvis du nogensinde har brug for at finde vigtige gamle e-mails (ved hjælp af Gmail's fremragende søgefaciliteter), kommer POP3 til at komme godt med i starten. Konfigurer dine konti under Indstillinger> Konti for at downloade alt via POP3, fem ad gangen. Opsætningsprocessen giver dig muligheden for at specificere en etiket til kontoen, som du skal gøre fra starten.

Når du er færdig, skal du gå ind på din anden kontos indstillinger og indstille dem alle til at videresendes til din hoved Gmail-konto. Først når du har konfigureret videresendelse, skal du vende tilbage til Gmail og fjerne POP3-konti, eller du kan gå glip af nogle e-mails.

Hvis du ikke har e-mail-arkiver på din e-mail-server, men i stedet for i din e-mail-applikation, skal du ikke bekymre dig - du kan stadig få dem til kontoen. Jeg brugte Apple Mail til at migrere alt, så det kan variere noget fra program til program. Gå ind i din Gmail webmail-interface og opsæt etiketter til hver af dine konti. Gå derefter tilbage til din desktop-e-mail-applikation, og indstil din Gmail-konto ved hjælp af IMAP (ikke POP3). Du skal se dine etiketter under den konto. Vælg al din e-mail fra en given konto, og træk den til den etiket. Ved hjælp af Apple Mail fjernede dette e-mails fra min harddisk, da den uploadede hver enkelt, så lav en sikkerhedskopi, før du begynder, hvis du også ønsker at beholde offline arkiver. Reklame

Jeg gjorde det engang med en meget gammel e-mail-konto, der havde et arkivantal i fem tal. Det tager tid, så vær tålmodig og måske opsæt den, inden du går i seng.

3. Sørg for, at alle dine konti går på de rigtige etiketter.

At have hver e-mail fra hver konto oversvømmelse i din indbakke bliver organisatorisk helvede. Sørg for, at du indstiller dine etiketter og filtre korrekt, mens du afsluttede trin 2. Hvis du downloadede din e-mail fra IMAP og derefter indstillede den til at videresendes til Gmail, kan du have mistet dette trin. Sådan gør du det:

Gå til Indstillinger og klik på fanen Filtre. Klik på Opret et nyt filter og udfyld den e-mail-konto, du har omdirigeret til Gmail, i feltet Til:. Dette specificerer, at hver gang der modtages en e-mail, der er sendt til den konto, vil den blive behandlet med dette filter.

Klik Næste skridt og kryds Spring indbakken over og Anvend etiketten, vælge den korrekte etiket fra rullemenuen (dette er den etiket, du har oprettet i trin 2). Klik på Opret filter og du er god til at gå. Reklame

Brug funktionen Alle e-mails

Så nu vil du batchbehandle al din nye e-mail. Skift mellem etiketter for at håndtere meddelelser fra hver konto er lidt som start-stop-trafik; det tager et stykke tid at komme overalt, selvom du i sidste ende gør det. Heldigvis har vi den fremtrædende, men sjældent anvendte All mail funktion.

All Mail er virkelig bare en glorificeret etiket, der automatisk anvendes til hver enkelt meddelelse (skønt etiketten ikke er synlig). Det giver dig mulighed for at se alle dine beskeder ét sted; så simpelt som det er, når du står op for at tjekke din e-mail om morgenen, hvis du klikker ind i All Mail, giver du dig mulighed for at køre igennem dem en efter en uden at stoppe for at navigere fra etiket til etiket. Det er ikke ualmindeligt at udsætte én etiket, fordi “intet vigtigt sker der alligevel derinde” og dette saboterer hele punktet batchbehandling.

Jeg plejede at gøre dette selv, især med en bestemt konto, der endte med at modtage lidt menneskelig e-mail og en masse mailinglistetrafik. Brug af All Mail tvang mig til at komme ud af min udsættelseszone og håndtere hver meddelelse. De første par dage blev brugt ved at afmelde sig fra en masse lister og, hvis indholdet var værdifuldt, skifte til et RSS-feed. Hvis de ikke stiller et feed til rådighed for det samme indhold, afskrev jeg dem helt (så der er en lektion for dig, som e-mail-marketingfolk læser dette). Siden jeg gjorde dette, bruger jeg mere af min e-mail-tid på at arbejde med mennesker og mindre kæmpe for unyttig bulk-e-mail (og blev af med den ulige skyld for ikke at have behandlet al min mail korrekt).

Din næste rate kommer snart!